5 Langkah Praktis Menuju Produktifitas Yang Maksimal
Tahukah anda bahwa 80% hasil kerja yang anda raih berasal dari 20% saja dari upaya yang anda lakukan? Hal ini berarti pula 80% dari waktu anda sebenarnya terbuang percuma buat upaya upaya atau kegiatan kegiatan non produktif. Sesegera mungkin anda menyadari hal ini, akan sangat mudah buat anda untuk mengambil manfaat, baik cukup dengan berkurangnya waktu kerja, atau secara signifikan meningkatkan produktifitas atau hasil kerja.
Aturan 80-20 pertama kali diperkenalkan oleh ekonom Italia bernama Vilfredo Pareto kurang lebih satu abad lalu. Banyak dari anda mengenal prinsip Pareto ini. Namun banyak yang masih belum memahami pengaruhnya pada hampir seluruh sendi kehidupan. Menggunakan pengetahuan akan prinsip Pareto ini sangat manjur melawan mentalitas "tidak cukup waktu" pada kebanyakan orang.
Aturan 80-20 menyatakan bahwa di area manapun di kehidupan kita, pada dasarnya 80 persen dari hasil didapatkan hanya dari 20 persen dari mengerjakan "hal hal yang perlu". Dengan kata lain, hanya sedikit saja dari yang kita lakukan tiap hari, apapun situasinya, yang benar benar memberikan hasil yang memuaskan.
Bagaimana mengambil manfaat dari memahami prinsip Pareto ini? Apakah menerapkan strategi 80-20 memberikan kesejahteraan dan waktu luang yang lebih? Mari bayangkan sejenak betapa produktifnya anda apabila 80% dari waktu anda diluangkan untuk aktifitas aktifitas yang produktif. Anda harus pahami bahwa aktifitas yang berharga tidak pernah sekalipun dikalahkan oleh aktifitas yang kurang berharga.
Berikut ini 5 langkah praktis menuju produktifitas yang maksimum.
1) Buat catatan kegiatan setidaknya untuk jangka waktu seminggu.
Tulis seluruh kegiatan dalam seminggu dan waktu yang digunakan untuk masing masing kegiatan. Bisa dimengerti apabila hal ini sangat memakan waktu pada awalnya, namun sangat penting untuk mengetahui gambaran dari kerja mingguan anda.
2). Analisa aktifitas anda
Pisahkan kegiatan kegiatan dengan prioritas tinggi - kegiatan yang memberikan hasil dan memerlukan keahlian anda, dan prioritas rendah - kegiatan yang tidak memerlukan keahlian anda dan bisa didelegasikan ke orang lain. Anda akan bisa pastikan bahwa kebanyakan waktu anda terbuang untuk kegiatan-kegiatan dengan prioritas rendah dibandingkan dengan kegiatan-kegiatan yang memberikan hasil. Di hampir semua perusahaan, kegiatan-kegiatan non produktif berkecenderungan menyerap waktu yang lebih besar dari yang semestinya.
3) Delegasikan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif
Sesegera anda mendapati kegiatan-kegiatan dengan prioritas rendah, secepatnya delegasikan sebanyak mungkin ke bawahan atau asisten. Apabila diperlukan, lakukan penambahan staf atau bawahan. Pada kebanyakan kasus, biaya yang diperlukan lebih dari sekedar tergantikan oleh meningkatnya produktifitas. Adakalanya terdapat beberapa kegiatan prioritas rendah yang anda tetap ingin simpan atau lakukan. Kecuali sangat tidak bisa dihindari, jangan pernah tergiur untuk menyimpannya dan terlibat pada kegiatan-kegiatan non produktif. Produktifitas anda akan sangat terganggu dan cenderung berantakan.
4) Hitung waktu yang diperlukan untuk kegiatan prioritas rendah yang tersisa
Setelah selesai engan pendelegasian, langkah berikutnya adalah menghitung waktu yang diperlukan untuk melakukan sisa kegiatan prioritas rendah yang tidak terdelegasikan. Janganlah mengerjakan kegiatan prioritas rendah ini di luar proporsinya. Cukup luangkan waktu tersisa untuk menyelesaikannya.
5) Prioritaskan kegiatan-kegiatan utama
Saat anda selesai menyingkirkan aktifitas yang tidak memberikan hasil yang berarti, saat itu pula anda perlu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang memberikan hasil optimal. Prioritaskan kegiatan-kegiatan utama tersebut dan konsentrasi penuh pada waktu yang telah dialokasikan.
Tujuan utama dari ini semua adalah untuk memaksimalkan hasil dari area dengan hasil yang tinggi dan mendelegasikan kegiatan yang memberikan hasil yang rendah atau tidak bernilai. Keharusan untuk meluangkan waktu di luar proporsi untuk kegiatan-kegiatan non produktif adalah sumber utama penyakit stres bagi kebanyakan pelaku usaha. Mendelegasikan aktifitas-aktifitas ini tentunya akan memberikan manfaat lain berupa pengurangan beban stres yang berlebih. Semua ini untuk tujuan bekerja lebih sedikit dengan hasil yang lebih banyak.
Untuk kesuksesan hidup, entah itu lebih banyak uang, lebih banyak waktu untuk keluarga atau sekedar mendapatkan waktu sisa untuk bermain golf, segeralah implementasikan prinsip prinsip 80-20. Prinsip ini akan sangat membantu karir anda maupun kehidupan pribadi anda. Sebagai bonus, mengikuti prinsip 80-20 setiap hari membuat anda sangat sejahtera pada akhirnya.